La carta aclaratoria IMSS es un documento esencial para resolver inconsistencias y garantizar que los derechos de trabajadores, empleadores y derechohabientes sean respetados.
El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es la institución encargada de garantizar la seguridad social en México, y con el número de millones de habitantes que atiende, es común que surjan errores o discrepancias en los registros o trámites que requieren una aclaración formal.
En esta guía, exploraremos en profundidad qué es una carta aclaratoria, en qué casos se utiliza, cómo redactarla correctamente, y cómo presentarla ante el IMSS. También proporcionaremos ejemplos prácticos para distintos tipos de trámites y consejos legales para maximizar su efectividad.
¿Qué es una Carta Aclaratoria IMSS?
Una carta aclaratoria IMSS es un documento formal dirigido al Instituto Mexicano del Seguro Social para solicitar la revisión, corrección o aclaración de información registrada en sus sistemas.
Este documento permite a trabajadores, patrones o derechohabientes corregir errores, proporcionar información adicional o justificar situaciones específicas relacionadas con trámites como incapacidades, riesgos de trabajo, registros patronales, entre otros.
La carta debe ser clara, precisa y respaldada con documentación que sustente la solicitud.
Aunque no siempre existe un formato oficial predefinido, el IMSS exige que cumpla con ciertos requisitos formales para ser procesada correctamente.
Características principales que debe incluir
- Formalidad: Debe seguir una estructura clara y un tono profesional.
- Especificidad: Detallar el motivo de la aclaración, incluyendo fechas, nombres, números de registro, y cualquier dato relevante.
- Documentación de respaldo: Incluir copias de comprobantes, recibos, contratos, o cualquier documento que sustente la solicitud.
- Dirigida a la autoridad correcta: Dependiendo del trámite, se presenta en la Subdelegación, el Departamento de Afiliación y Cobranza, o el área de Atención Médica.
¿En qué casos se utiliza una Carta Aclaratoria IMSS?
La carta aclaratoria se utiliza en una variedad de situaciones donde hay discrepancias o errores en los registros del IMSS.
Algunos de los casos más comunes incluyen:
- Errores en el registro patronal: Corrección de datos como el número de registro patronal, nombre de la empresa, o clasificación en el Seguro de Riesgos de Trabajo.
- Inconsistencias en incapacidades médicas: Aclarar fechas, motivos, o documentos relacionados con incapacidades emitidas por el IMSS.
- Accidentes de trabajo (ST-7): Proporcionar información adicional para la calificación de un accidente laboral.
- Riesgos de trabajo: Aclarar la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo o la clasificación de la empresa.
- Comisión o cambio de actividad: Justificar cambios en la actividad económica de la empresa que afecten las cuotas obrero-patronales.
- Errores en pagos o cuotas: Corregir pagos mal registrados, como cuotas obrero-patronales, RCV, o INFONAVIT.
Cada caso requiere un enfoque específico en la redacción y la documentación adjunta, lo que veremos en detalle en los ejemplos prácticos.
Requisitos
Para que una carta aclaratoria sea aceptada y procesada por el IMSS, debe cumplir con los siguientes requisitos generales:
- Datos indispensables:
- Nombre completo del solicitante (trabajador, patrón o derechohabiente).
- Número de Seguridad Social (NSS) o Registro Patronal, según corresponda.
- Dirección, teléfono y correo electrónico para notificaciones.
- Fecha y lugar de emisión de la carta.
- Identificación clara de la Subdelegación o área del IMSS a la que se dirige.
- Redacción formal:
- Usar un tono respetuoso y profesional.
- Evitar lenguaje ambiguo o jerga innecesaria.
- Estructurar el contenido en párrafos claros y concisos.
- Claridad de los hechos:
- Explicar de manera cronológica y detallada el motivo de la aclaración.
- Incluir fechas, nombres, y cualquier información relevante que facilite la identificación del problema.
- Documentación de respaldo:
- Copias de identificación oficial (INE, pasaporte).
- Comprobantes de pago, nóminas, contratos, o certificados médicos, según el caso.
- Cualquier documento oficial emitido por el IMSS relacionado con el trámite.
- Firma autógrafa:
- La carta debe estar firmada por el solicitante o el representante legal de la empresa, con sello oficial si aplica.
Formato base de una Carta Aclaratoria para el IMSS
Aunque el IMSS no proporciona un formato oficial único para todas las cartas aclaratorias, la estructura básica debe incluir los siguientes elementos:
Encabezado
- Lugar y fecha: Por ejemplo, “Ciudad de México, a 4 de junio de 2025”.
- Destinatario: Nombre del departamento o Subdelegación del IMSS (ejemplo: Departamento de Afiliación y Cobranza).
- Asunto: Breve descripción del motivo (ejemplo: “Aclaración de datos de afiliación”).
Cuerpo
- Introducción: Presentación del solicitante y motivo general de la carta.
- Descripción del problema: Explicación clara y cronológica de la discrepancia o error.
- Solicitud: Petición específica de corrección o revisión.
- Documentos adjuntos: Lista de los comprobantes o pruebas anexadas.
Cierre
- Despedida formal: Por ejemplo, “Agradezco de antemano su atención y quedo a su disposición”.
- Firma: Nombre completo, firma autógrafa, y sello de la empresa (si aplica).
Anexos
- Incluir copias de todos los documentos mencionados en la carta.
¿Existen Plantillas Oficiales o es un Escrito Libre?
El IMSS no proporciona plantillas oficiales específicas para todas las cartas aclaratorias, ya que el contenido depende del tipo de trámite.
Pero si que podemos encontrar que algunos formatos oficiales, como el ST-7 (Aviso de Atención Médica y Calificación de Accidente de Trabajo), pueden requerir cartas complementarias con información adicional.
En la mayoría de los casos, la carta aclaratoria se redacta de manera libre, algo diferente que un Escrito Libre IMSS, pero debe seguir las pautas de formalidad y estructura mencionadas.
Dependencias del IMSS a las que se dirige la carta
La dependencia a la que se dirige la carta depende del tipo de trámite:
- Departamento de Afiliación y Cobranza: Para correcciones en registros patronales, cuotas, o datos de afiliación.
- Subdelegación administrativa: Para trámites generales, como incapacidades o aclaraciones de pagos. El horario de atención es de lunes a viernes, de 8:00 a 15:30 horas.
- Área de Atención Médica: Para temas relacionados con incapacidades o calificación de accidentes de trabajo.
- Departamento de Auditoría a Patrones: Para aclaraciones sobre fiscalización o corrección de obligaciones patronales.
Es importante verificar la Subdelegación correspondiente según el domicilio del solicitante o la empresa, lo cual puede consultarse en el sitio oficial del IMSS.
Cómo redactar una Carta Aclaratoria
Para que la carta sea efectiva, sigue estas recomendaciones:
- Usa un tono formal y respetuoso: Evita lenguaje agresivo o emocional. Por ejemplo, en lugar de “exijo una corrección”, usa “solicito respetuosamente la revisión”.
- Sé claro y conciso: Describe el problema en párrafos breves, usando fechas y datos específicos.
- Organiza la información cronológicamente: Esto facilita la comprensión del caso por parte del IMSS.
- Revisa la ortografía y gramática: Errores en la redacción pueden restar profesionalismo.
- Incluye una solicitud clara: Especifica qué acción esperas del IMSS (corrección, revisión, respuesta).
- Adjunta documentación completa: Asegúrate de incluir todos los comprobantes necesarios, numerados y mencionados en la carta.
Ejemplos de Cartas Aclaratorias IMSS
A continuación, presentamos seis ejemplos completos de cartas aclaratorias adaptadas a diferentes trámites del IMSS. Cada ejemplo sigue la estructura recomendada y puede adaptarse según las necesidades específicas.
Ejemplo 1: Carta Aclaratoria IMSS sobre Incapacidades Médicas
Guadalajara, Jalisco, a 4 de junio de 2025
Instituto Mexicano del Seguro Social
Subdelegación Guadalajara
Departamento de Atención Médica
Asunto: Aclaración sobre incapacidad médica
Estimados señores:
Yo, María González Ramírez, con Número de Seguridad Social 987-65-4321-02, me dirijo a ustedes para aclarar una inconsistencia en la incapacidad médica con folio INC-2025-12345, emitida el 20 de abril de 2025.
La incapacidad indica un periodo de 7 días (del 15 al 21 de abril de 2025) por una fractura en el brazo derecho. Sin embargo, el médico tratante extendió la incapacidad hasta el 30 de abril debido a complicaciones en la recuperación. No se actualizó esta información en el sistema del IMSS, lo que ha generado problemas con mi empleador.
Adjunto los siguientes documentos:
- Copia del certificado de incapacidad original.
- Dictamen médico actualizado del 22 de abril de 2025.
- Comprobante de atención médica en la clínica 34 del IMSS.
Solicito la actualización del periodo de incapacidad en los registros del IMSS.
Quedo a su disposición en el correo maria.gonzalez@email.com (mailto:maria.gonzalez@email.com) o al teléfono 333-987-6543.
Atentamente,
[Firma]
María González Ramírez
Anexos: 3 documentos mencionados
Ejemplo 2: Carta Aclaratoria IMSS sobre Accidente de Trabajo
Monterrey, Nuevo León, a 4 de junio de 2025
Instituto Mexicano del Seguro Social
Subdelegación Monterrey
Departamento de Atención Médica
Asunto: Aclaración sobre accidente de trabajo
Estimados señores:
Por medio de la presente, Construcciones del Norte, S.A. de C.V., con Registro Patronal 12345678901, solicita la aclaración de la calificación del accidente de trabajo registrado bajo el folio AT-2025-78901, correspondiente al trabajador Luis Hernández Gómez, con Número de Seguridad Social 456-78-9012-03.
El accidente ocurrió el 10 de abril de 2025 en nuestras instalaciones, pero el IMSS lo calificó como no laboral, lo cual no corresponde a los hechos, ya que el trabajador se encontraba operando maquinaria en su turno.
Adjuntamos:
- Reporte del accidente firmado por el supervisor.
- Nómina del trabajador mostrando su horario laboral.
- Copia del formato ST-7.
Solicitamos la reclasificación del accidente como laboral y la actualización correspondiente en los registros.
Agradecemos su atención y quedamos a su disposición en contacto@construccionesnorte.com (mailto:contacto@construccionesnorte.com) o al 818-123-4567.
Atentamente,
[Firma]
Ana López Martínez
Representante Legal
Anexos: 3 documentos mencionados.
Ejemplo 3: Carta Aclaratoria IMSS ST-7
Ciudad de México, a 4 de junio de 2025
Instituto Mexicano del Seguro Social
Subdelegación Centro
Departamento de Atención Médica
Asunto: Aclaración sobre Aviso de Atención Médica ST-7
Estimados señores:
Por medio de la presente, yo, Juan Pérez López, con Número de Seguridad Social 123-45-6789-01, solicito respetuosamente la revisión del Aviso de Atención Médica y Calificación de Accidente de Trabajo (ST-7) con folio ST7-2025-45678, emitido el 15 de mayo de 2025.
El pasado 10 de mayo de 2025, sufrí un accidente laboral en las instalaciones de la empresa Construcciones XYZ, S.A. de C.V., ubicada en Av. Insurgentes 123, Col. Centro, Ciudad de México. Sin embargo, el formato ST-7 indica que el accidente ocurrió fuera del horario laboral, lo cual es incorrecto, ya que ocurrió a las 14:30 horas durante mi jornada de trabajo.
Adjunto los siguientes documentos para respaldar mi solicitud:
- Copia del formato ST-7 emitido por el IMSS.
- Constancia de horario laboral firmada por el empleador.
- Reporte médico inicial del accidente.
Solicito respetuosamente que se corrija la información en el formato ST-7 para reflejar que el accidente ocurrió durante mi horario laboral.
Agradezco de antemano su atención y quedo a su disposición para cualquier aclaración en el correo juan.perez@email.com (mailto:juan.perez@email.com) o al teléfono 555-123-4567.
Atentamente,
[Firma]
Juan Pérez López
Anexos: 3 documentos mencionados.
Ejemplo 4: Carta Aclaratoria IMSS sobre Riesgo de Trabajo
Tijuana, Baja California, a 4 de junio de 2025
Instituto Mexicano del Seguro Social
Subdelegación Tijuana
Departamento de Auditoría a Patrones
Asunto: Aclaración sobre prima de riesgo de trabajo
Estimados señores:
La empresa Manufacturas del Pacífico, S.A. de C.V., con Registro Patronal 98765432109, solicita respetuosamente la revisión de la prima del Seguro de Riesgos de Trabajo asignada para el ejercicio 2025, notificada el 15 de mayo de 2025.
Consideramos que la prima asignada (3.5%) no corresponde a la actividad económica de la empresa, que es la fabricación de productos textiles, clasificada en el grupo II según el Catálogo de Actividades del IMSS. La prima debería ser de 2.1%, según la resolución del ejercicio anterior.
Adjuntamos:
- Copia de la resolución de clasificación 2024.
- Constancia de actividad económica.
- Nóminas del personal actual.
Solicitamos la corrección de la prima asignada y quedamos a su disposición en admin@manufacturaspacifico.com (mailto:admin@manufacturaspacifico.com) o al 664-567-8901.
Atentamente,
[Firma]
Carlos Ramírez Torres
Representante Legal
Anexos: 3 documentos mencionados.
Ejemplo 5: Carta Aclaratoria IMSS sobre errores en el Registro Patronal
Mérida, Yucatán, a 4 de junio de 2025
Instituto Mexicano del Seguro Social
Subdelegación Mérida
Departamento de Afiliación y Cobranza
Asunto: Corrección de datos en registro patronal
Estimados señores:
La empresa Comercializadora Maya, S.A. de C.V., con Registro Patronal 78912345678, solicita la corrección de un error en los datos registrados en el IMSS.
En el sistema, el nombre de la empresa aparece como “Comercializadora Maya, S.A.”, omitiendo la partícula “de C.V.”, lo que ha generado problemas en la facturación de cuotas obrero-patronales.
Adjuntamos:
- Copia del acta constitutiva.
- Comprobante de registro ante el SAT.
- Cédula de identificación fiscal.
Solicitamos la corrección del nombre en los registros del IMSS.
Quedamos a su disposición en admin@mayacomercial.com (mailto:admin@mayacomercial.com) o al 999-123-4567.
Atentamente,
[Firma]
Pedro Gómez Salazar
Representante Legal
Anexos: 3 documentos mencionados.
Ejemplo 6: Carta Aclaratoria IMSS sobre comisión o cambio de actividad
Puebla, Puebla, a 4 de junio de 2025
Instituto Mexicano del Seguro Social
Subdelegación Puebla
Departamento de Afiliación y Cobranza
Asunto: Aclaración sobre cambio de actividad económica
Estimados señores:
Por medio de la presente, Servicios Integrales del Sur, S.A. de C.V., con Registro Patronal 45678912345, solicita aclarar el cambio de actividad económica registrado en el IMSS a partir del 1 de abril de 2025.
La empresa pasó de ofrecer servicios de limpieza (grupo III) a consultoría administrativa (grupo I), lo que no se reflejó correctamente en los registros del IMSS, afectando las cuotas obrero-patronales.
Adjuntamos:
- Acta constitutiva actualizada.
- Comprobante de cambio de actividad ante el SAT.
- Nóminas actualizadas del personal.
Solicitamos la actualización de la clasificación de la empresa en el Seguro de Riesgos de Trabajo.
Quedamos a su disposición en contacto@serviciossur.com (mailto:contacto@serviciossur.com) o al 222-345-6789.
Atentamente,
[Firma]
Laura Fernández Díaz
Representante Legal
Anexos: 3 documentos mencionados.
Descarga ejemplos Carta Aclaratoria IMSS
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| Modelo de Carta Aclaratoria IMSS sobre Accidente de Trabajo | Descarga Word | Descarga PDF |
| Modelo de Carta Aclaratoria IMSS ST-7 | Descarga Word | Descarga PDF |
| Modelo de Carta Aclaratoria IMSS sobre Riesgo de Trabajo | Descarga Word | Descarga PDF |
| Modelo de Carta Aclaratoria IMSS sobre errores en el Registro Patronal | Descarga Word | Descarga PDF |
| Modelo de Carta Aclaratoria IMSS sobre comisión o cambio de actividad | Descarga Word | Descarga PDF |
Consejos al momento de entregar la carta
- Entrega presencial: Presenta la carta en la Subdelegación del IMSS correspondiente, en un horario de 8:00 a 15:30 horas, de lunes a viernes. Solicita un acuse de recibo para tener constancia.
- Entrega digital: Algunas Subdelegaciones permiten enviar la carta a través de plataformas digitales como el IMSS Digital. Consulta en www.imss.gob.mx si aplica para tu trámite.
- Guarda copias: Conserva una copia firmada de la carta y todos los anexos para tus registros.
- Verifica datos: Antes de entregar, revisa que todos los datos sean correctos, especialmente el NSS o Registro Patronal.
- Solicita seguimiento: Anota el número de folio asignado a tu trámite para dar seguimiento.
¿Qué hacer si no hay respuesta del IMSS?
El IMSS tiene un plazo de 20 días hábiles para responder a una carta aclaratoria. Si no recibes respuesta, sigue estos pasos:
- Consulta el estatus: Acude a la Subdelegación o utiliza el portal IMSS Digital con el número de folio.
- Presenta un escrito de seguimiento: Redacta una nueva carta solicitando información sobre el estatus de tu trámite, incluyendo el folio original.
- Acude a la PRODECON: Si el IMSS no resuelve o la respuesta es insatisfactoria, puedes acudir a la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente www.prodecon.gob.mx para orientación gratuita.
- Asesoría legal: Considera consultar a un abogado especializado en derecho laboral o de seguridad social si el caso es complejo.
Consejos legales y administrativos complementarios
- Revisa la normativa aplicable: Consulta el Reglamento de la Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización para entender los requisitos específicos de tu trámite.
- Mantén un registro organizado: Guarda todas las comunicaciones con el IMSS, incluyendo acuses y correos electrónicos.
- Solicita una cita previa: Algunas Subdelegaciones requieren agendar cita para ciertos trámites. Verifica en el sitio oficial del IMSS.
- Evita errores comunes: No omitas documentos, no uses un tono agresivo, y asegúrate de dirigir la carta al área correcta.