La sustitución patronal es el mecanismo legal que permite que un nuevo empleador asuma, sin interrumpir las relaciones laborales, todas las obligaciones del anterior.
En el IMSS, esto se formaliza con una carta de sustitución patronal y avisos conexos que evitan huecos de aseguramiento, conservan la antigüedad y trasladan las responsabilidades de cuotas y riesgos de trabajo.
Esta guía baja a tierra el procedimiento: cuándo aplica (y cuándo no), qué documentos reunir, paso a paso en Escritorio Virtual IMSS y en subdelegación, efectos en prima de RT, INFONAVIT y AFORE, plantillas de carta (al IMSS y a trabajadores), cronograma sugerido, y una lista clara de errores costosos que debes evitar.
Marco jurídico clave (en lo esencial):
• LFT art. 41: define sustitución, protege derechos y fija responsabilidad solidaria por 6 meses entre sustituido y sustituto.
• LSS y RACERF (Reglamento de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización) para avisos patronales, clasificación y prima de riesgos.
• Reforma de subcontratación 2021: para reconocer la sustitución en esquemas de tercerización, debe haber transferencia real de bienes/activos esenciales.
Antes de empezar: ¿de verdad necesitas una sustitución patronal?
Aplica cuando…
- Cambia la persona empleadora (p. ej., se vende el negocio/activos, fusión, herencia) y el personal continúa en el mismo centro (o continuidad operativa) sin terminar contratos.
- Se transfieren elementos esenciales del centro de trabajo (instalaciones, maquinaria, cartera de clientes, know-how, etc.). Esto prueba continuidad.
No aplica cuando…
- Hay compra de acciones (cambio de socios/propietarios) pero la razón social sigue siendo la misma. En ese caso no hay nuevo patrón: no se requiere sustitución ante IMSS (aunque quizá sí cambios corporativos en SAT/actas, representantes, etc.).
- Solo cambia el domicilio o el representante legal: eso se atiende con avisos de modificación (no sustitución).
Tip: si dudas, documenta la operación (inventario de activos, contratos que continúan, lista de personal que permanece) para acreditar continuidad de empresa.
Efectos prácticos que debes tener en el radar
- Relaciones laborales: continúan sin firma de finiquitos ni nuevas contrataciones; se conserva antigüedad y condiciones.
- IMSS: el personal no debe quedar un solo día sin aseguramiento. En sustitución “bien hecha”, el IMSS migra asegurados al nuevo registro sin bajas/altas individuales innecesarias (coordínalo con Afiliación antes de mover nada).
- Prima de Riesgos de Trabajo (RT): si subsiste el mismo centro/actividad, la experiencia de siniestralidad y la prima se trasladan al patrón sustituto. Cambios reales de giro/centro pueden implicar reclasificación.
- Responsabilidad solidaria: durante 6 meses, el patrón sustituido y el sustituto responden juntos por cuotas y obligaciones anteriores (LFT 41). Planea auditoría de pasivos antes de cerrar.
- Conexos: INFONAVIT (NSS y aportaciones), SAR/AFORE (RCV), SAT (CFDI de nómina), bancos (nómina), sindicatos/contratos colectivos: alinear avisos.
Checklist de Due Diligence (2–4 semanas antes)
Legal
- ☐ Contrato/acta que documenta la operación (compraventa de activos, fusión, adjudicación, herencia).
- ☐ Poderes y representación (notariales, vigentes y con facultades de actos de administración).
- ☐ Revisión de contratos colectivos/condiciones generales; obligación de informar al sindicato, si hay.
Seguridad social
- ☐ Opinión/constancia de cumplimiento IMSS/INFONAVIT (si aplica).
- ☐ Conciliación SUA/IDSE/SIPARE vs. contabilidad (cuotas pagadas, diferencias).
- ☐ Historial de siniestralidad y prima RT vigente; accidentes en trámite.
Recursos humanos
- ☐ Padrón de trabajadores (NSS, SBC, antigüedad, prestaciones).
- ☐ Beneficiarios y créditos INFONAVIT/guarderías.
- ☐ Expedientes y avisos pendientes.
Operación
- ☐ Inventario de activos esenciales (para acreditar continuidad).
- ☐ Matrícula de centros de trabajo (domicilios reales, clase y fracción).
- ☐ Mapas de integración de registros patronales: ¿se mantiene o se usará uno nuevo?
Documentación que acompañará tu trámite (matriz rápida)
| Documento | ¿Quién lo emite? | ¿Para qué? | Recomendaciones |
|---|---|---|---|
| Carta de sustitución patronal al IMSS | Patrón sustituto | Formalizar aviso y describir operación, fecha, centros y personal | Firma autógrafa y e.firma si va por Escritorio Virtual; en PDF |
| Instrumento jurídico (compraventa/fusión/herencia) | Notario/Juzgado | Acreditar transmisión de bienes/continuidad | Copia certificada/ testimonio con datos registrales |
| Poder notarial y ID del representante | Notaría / Titular | Acreditar personalidad ante IMSS | Vigente y con facultades de administración |
| Constancia de registro patronal/TIP (sustituido y sustituto) | IMSS | Vincular centros y clase de riesgo | Anexa también ubicaciones/croquis |
| Relación de personal | RH/Contabilidad | Identificar asegurados a migrar (NSS, nombre, SBC, puesto, antigüedad) | Formato CSV/PDF; valida NSS y CURP |
| Comprobantes de domicilio | Servicios | Ubicar centros de trabajo | ≤ 3 meses |
| Opiniones de cumplimiento | IMSS/INFONAVIT (si aplica) | Mitigar riesgo de adeudos | Útiles para pactar retenciones/ajustes en el contrato |
Paso a paso del trámite ante el IMSS
1. Redacción y armado del expediente
- Carta de sustitución (plantilla más abajo).
- Anexos: instrumento jurídico, poderes, TIP/registro, domicilios, relación de personal, evidencias de continuidad (inventarios, contratos vigentes).
- Oficios a trabajadores informando sustitución (plantilla más abajo) y, si hay sindicato, comunicación al comité y, de ser necesario, ratificación de convenio ante la autoridad laboral.
2. Presentación en línea (Escritorio Virtual IMSS)
- Entra con RFC + e.firma del patrón sustituto.
- Selecciona el trámite de aviso/modificación patronal (sustitución/continuidad).
- Carga carta y anexos (PDF legibles).
- Envía y guarda acuse. Atiende requerimientos de información adicional.
3. Presentación presencial (Subdelegación/OOAD)
- Agenda o acude en horario hábil con expediente físico.
- Entrega en Afiliación y Vigencia; solicita acuse sellado.
- Da seguimiento; en su caso, acude a aclaraciones con el área técnica.
Importante: Antes de tramitar bajas/altas en IDSE, confirma con Afiliación si la migración masiva se hará administrativamente por el IMSS para no romper la continuidad del aseguramiento.
Notificación a las personas trabajadoras (obligatoria)
- Entrega carta individual que:
a) Identifique sustituido y sustituto,
b) Precise fecha de efecto,
c) Reconozca antigüedad y condiciones sin cambio,
d) Señale que no habrá interrupción en seguridad social,
e) Datos de contacto para dudas. - Recaba firma de recibido y conserva acuse; si hay sindicato, cumple con el procedimiento interno y, cuando corresponda, registra convenio.
Efectos en prima de RT, INFONAVIT y AFORE
- Prima RT: Si el centro y la actividad permanecen, la prima y la experiencia se trasladan al sustituto. Si cambian materialmente, el IMSS puede reclasificar y fijar una prima acorde (coordínalo con Clasificación de Empresas).
- INFONAVIT: Alinea aportaciones y créditos vigentes; evita pagos al registro patronal equivocado.
- AFORE/RCV: La cuenta individual no cambia; cuida que SUA calcule y SIPARE pague con el registro correcto desde el primer bimestre posterior.
Multas y riesgos si no cumples (y cómo mitigarlos)
- Multas: por no avisar o hacerlo fuera de plazo, el IMSS puede imponer sanciones en UMAs (según LSS, art. de infracciones).
- Responsabilidad solidaria: el sustituido sigue respondiendo por 6 meses; pacta en el contrato retenciones/escrow para cubrir eventuales diferencias.
- Capitales constitutivos: si en la transición hay personal sin aseguramiento y ocurre un siniestro, el IMSS puede cobrar todo el costo.
- Auditorías: diferencias SUA vs. IDSE vs. contabilidad generan revisiones.
Mitigación: acuses bien guardados, conciliaciones mensuales, política de cero días sin aseguramiento, y mesa de control con RH-Nómina-Legal.
Cronograma sugerido (orientativo)
| Semana | Hito | Responsable |
|---|---|---|
| –4 a –2 | Due diligence laboral-IMSS, conciliaciones, borradores de cartas | Legal / RH / Contabilidad |
| –1 | Firma del instrumento, armado de expediente IMSS | Legal |
| 0 | Presentación del aviso (en línea/presencial); notificación a trabajadores | Representante legal / RH |
| +1 | Aclaraciones con Afiliación; validación de migración | Legal / RH |
| +2 | Ajustes en SUA/IDSE/SIPARE; chequeo INFONAVIT/AFORE | Nómina |
| +4 | Auditoría interna post-cierre (primer corte) | Auditoría / Contabilidad |
Plantilla de carta de sustitución patronal al IMSS
[Ciudad], [fecha]
Asunto: Aviso de Sustitución Patronal
C. Jefe(a) de Afiliación y Vigencia
[Nombre de la Subdelegación/OOAD del IMSS]Por este conducto, [Razón social del patrón sustituto], RFC [RFC], con registro patronal [RP sustituto], por mi conducto [Nombre del representante], en mi carácter de [cargo y facultades], comunico que a partir del [fecha de efecto] ha ocurrido sustitución patronal respecto de [Razón social del patrón sustituido], RFC [RFC], registro patronal [RP sustituido], relativa a los centros de trabajo ubicados en [domicilios].
La operación se sustenta en [tipo de acto: compraventa de activos/fusión/adjudicación], cuya copia certificada se anexa. Subsiste la continuidad operativa del centro de trabajo, incluyendo activos esenciales, cartera de clientes y el personal que se relaciona en el Anexo 1 (nombre, NSS, puesto, SBC, antigüedad).
Con fundamento en la LFT art. 41 y disposiciones aplicables de la LSS y su reglamentación, reconocemos íntegramente la antigüedad, salarios y prestaciones del personal, así como la cobertura de seguridad social sin interrupciones. Solicitamos se realicen las actualizaciones administrativas necesarias para reflejar la sustitución y, en su caso, la transferencia de experiencia en riesgos de trabajo.
Se anexa documentación de soporte (poderes, TIP/constancias de registro, comprobantes de domicilio, inventario de activos esenciales, relación de personal y constancias de notificación a trabajadores).
Sin otro particular, quedo a sus órdenes para cualquier aclaración.
Atentamente,
[Nombre y firma del representante]
[Cargo] · [Teléfono] · [Correo]
Anexos: [lista]
Plantilla de aviso a trabajadoras/es
[Ciudad], [fecha]
Aviso de Sustitución PatronalEstimada(o) [Nombre]:
Te informamos que, a partir del [fecha], [Razón social sustituta] sustituye como empleadora a [Razón social sustituida]. Esta sustitución no afecta tu relación laboral: se mantienen tu antigüedad, salario, prestaciones y tu cobertura ante el IMSS/INFONAVIT sin interrupciones, conforme a la LFT art. 41.Tus dudas serán atendidas en [contacto]. Te solicitamos firmar de recibido.
Atentamente,
[Nombre y cargo]
Firma de recibido: ___________________
Otros artículos relacionados:
Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Bajar y volver a dar de alta a todo el personal en IDSE por cuenta propia → Riesgo de días sin aseguramiento. Solución: coordina migración con Afiliación.
- No probar transferencia de activos esenciales (sobre todo en casos con antecedente de outsourcing) → el IMSS podría desconocer la sustitución. Solución: anexos probatorios.
- Omitir al sindicato/no registrar convenio cuando procede → riesgo de conflicto colectivo.
- No alinear SUA/IDSE/SIPARE al nuevo registro desde el periodo inmediato → diferencias, multas, recargos.
- Olvidar INFONAVIT/AFORE → pagos al registro equivocado; problemas en créditos.
- Dejar deudas del sustituido sin pactar cobertura → el sustituto puede enfrentarlas por solidaridad. Solución: escrow/retención contractual.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el plazo para avisar al IMSS?
Avísalo de inmediato tras la fecha de efecto. Hacerlo oportunamente te protege de sanciones y evita huecos de aseguramiento.
¿Se mantiene la prima de RT?
Si subsisten centro y actividad, la experiencia y prima suelen trasladarse; si cambian, el IMSS puede reclasificar.
¿Necesito finiquitar al personal?
No. La relación sigue; solo cambias de patrón (LFT 41).
¿Qué pasa si solo cambié accionistas?
No hay sustitución. El patrón es la misma persona moral; actualiza, en su caso, representantes/actas.
¿Puedo hacerlo todo en línea?
En muchos casos sí, vía Escritorio Virtual. Ten e.firma y PDFs legibles. Si el caso es complejo, presencial agiliza aclaraciones.